División de Desarrollo Institucional Centro de Relaciones para el fortalecimiento del control y la fiscalizacion superiores PAGE División de Desarrollo Institucional Centro de Relaciones para el fortalecimiento del control y la fiscalizacion superiores Diputado Rodrigo Alberto Carazo Zeledón 4 23 de junio, 2004 Al contestar refiérase al oficio Nº 06925 23 de junio, 2004 DI-CR-294 Diputado Rodrigo Alberto Carazo Zeledón Partido Acción Ciudadana ASAMBLEA LEGISLATIVA Estimado señor: Asunto: Criterio respecto de que un Auditor Interno consulte previamente al máximo jerarca para efectos de dar copia de un informe. Se da respuesta a su oficio Nº 296-RAC-2004 de 2 de junio de 2004, en el que consulta si “¿es válida la práctica que un auditor tenga que consultar a la Junta Directiva para dar copia de un informe ya conocido por el órgano colegiado?”. Lo anterior, en razón de una solicitud que su Despacho planteó ante la Auditoría Interna de PROCOMER, a efectos de obtener una copia del informe A/I-144-2003, emitido por esa unidad de auditoría. Con el propósito de abordar lo consultado, es menester considerar diferentes asuntos atinentes a lo planteado en su oficio. En ese sentido, resulta oportuno retomar, en primer término, lo manifestado por la otrora Dirección General de Asuntos Jurídicos de esta Contraloría General, mediante oficio N° 008822 de 14 de agosto de 1998, que en lo de interés indicó: “...En el caso particular de los diputados, existe una norma que les faculta para solicitar toda clase de informes a las instancias públicas. Se trata del artículo 111 del Reglamento de la Asamblea Legislativa, en el cual se establece:/ ‘Artículo 111.- Solicitud de informes a las instituciones del Estado./ Las comisiones permanentes y especiales, por medio de sus presidentes, y los diputados, en forma personal, podrán solicitar toda clase de informes a las instituciones del Estado. Dichas solicitudes deberán ser atendidas con prontitud y de manera prio ...

División de Desarrollo Institucional Centro de Relaciones para el fortalecimiento del control y la fiscalizacion superiores PAGE División de Desarrollo Institucional Centro de Relaciones para el fortalecimiento del control y la fiscalizacion superiores Sra. Maria Eugenia Carvajal Chaves 2 18 de junio, 2004 Al contestar refiérase al oficio Nº 07242 30 de junio, 2004 DI-CR-304 Señora Maria Eugenia Carvajal Chaves Auditora Interna MUNICIPALIDAD DE ALAJUELA Estimada señora: Asunto: Consulta sobre el alcance de los artículos 36 y 37 de la Ley General de Control Interno Se da respuesta a su oficio No.0077-AI-05-2004 del 25 de mayo del año en curso, mediante el cual solicita el criterio de este Despacho en torno al alcance de los artículos 36 y 37 de la Ley General de Control Interno, concretamente sobre el procedimiento de remisión de informes de auditoría que contemplan dichos artículos, y su aplicación al sector municipal. Según nos indica en su nota, es criterio de esa Auditoría que dichos artículos dan la potestad al auditor interno de remitir sus informes tanto a la Alcaldía Municipal como al Consejo, de acuerdo a la relevancia de las recomendaciones giradas, y aún cuando dichas recomendaciones sean de acatamiento del Alcalde Municipal, motivo por el cual esa Auditoría Interna ha tenido como costumbre remitir los informes al Consejo, para que los señores regidores giren las instrucciones al Alcalde Municipal a fin de cumplir con las recomendaciones que contienen dichos informes. Sobre el particular, se procede a indicar lo siguiente: La Ley General de Control Interno No. 8292, en sus artículos, 35, 36, 37 y 38 regula las materias sujetas a los informes de auditoría interna, y el mecanismo a seguir con respecto a la comunicación de dichos informes al jerarca de la institución y titulares subordinados. En lo que respecta a la forma en que se deben comunicar dichos informes, los artículos 36 y 37 disponen: “Artículo 36.- Informes dir ...

División de Desarrollo Institucional Centro de Relaciones para el fortalecimiento del control y la fiscalizacion superiores PAGE División de Desarrollo Institucional Centro de Relaciones para el fortalecimiento del control y la fiscalizacion superiores Sra. María Eugenia Carvajal Chaves 4 22 de junio, 2004 Al contestar refiérase al oficio Nº 06822 22 de junio, 2004 DI-CR-290 Señora María Eugenia Carvajal Chaves Auditora Interna MUNICIPALIDAD DE ALAJUELA Estimada señora: Asunto: Participación del titular de la Auditoría Interna de la Municipalidad de Alajuela en el proceso de contratación de un profesional en ingeniería para efectos de un estudio programado por esa dependencia. Se da respuesta a su solicitud de criterio planteada en nota Nº 0078-AI-05-2004 de 25 de mayo de 2004, sobre la participación del titular de la Auditoría Interna de la Municipalidad de Alajuela en el proceso de contratación de un profesional en ingeniería para efectos de un estudio programado por esa dependencia. Con el propósito de abordar su consulta, en la que plantea “si es factible que la suscrita participe en la escogencia del Profesional a contratar y si tal acto podría estar en contraposición del Inciso a) del Artículo 34 de la Ley General de Control Interno”, resulta propicio considerar, en primer término, que la principal norma que viene a delimitar el accionar de las unidades de auditoría interna en materia de labores administrativas es precisamente el artículo 34 de cita, que dispone en lo que interesa lo siguiente: “Prohibiciones. El auditor interno, el subauditor interno y los demás funcionarios de la auditoría interna, tendrán las siguientes prohibiciones:/ a) Realizar funciones y actuaciones de administración activa, salvo las necesarias para cumplir su competencia./ b) (...)”. (El subrayado no pertenece al texto original) En torno a lo anterior, resulta oportuno reiterar lo señalado por esta Contraloría General en otras oportunidades, en el sentido de ...

División de Desarrollo Institucional Centro de Relaciones para el fortalecimiento del control y la fiscalizacion superiores PAGE División de Desarrollo Institucional Centro de Relaciones para el fortalecimiento del control y la fiscalizacion superiores Sr. Orlando Cervantes B. 3 17 de junio, 2004 Al contestar refiérase al oficio Nº 06663 17 de junio, 2004 DI-CR-281 Señor Orlando Cervantes B. Director General, División Administrativa MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES Estimado señor: Asunto: Consulta en torno a la obligación de la Auditora Interna de suscribir un contrato de estudio con la institución por su participación en un curso de inglés Nos referimos a su oficio No. 04-553 de fecha 24 de mayo del año en curso, mediante el cual solicita el criterio de este Órgano Contralor en torno a si a la Auditora Interna de ese Ministerio le asiste o no la obligación de suscribir un contrato de estudio con la institución por su participación en un curso de inglés. La consulta la realiza, según explica en su nota, en razón de que existen criterios encontrados a lo interno de esa Entidad, ya que la Dirección de Capacitación y Desarrollo del MOPT le indicó a la licda. Irma Gómez Vargas, Auditora Interna del MOPT, que debía suscribir un contrato de estudio con la Institución por su participación en un curso de inglés; sin embargo, la auditora interna se negó a tal requerimiento alegando que por estar excluido su puesto del Estatuto de Servicio Civil, no le corresponde firmar el referido contrato. En atención a su gestión, se procede a indicar lo siguiente: Antecedentes 1. Según se indica en los documentos aportados, el Departamento de Becas y Licencias de ese Ministerio le solicitó verbalmente a la licda. Gómez Vargas que firmara el respectivo contrato de estudios. Según se indica en el oficio DCD-257-2004 emitido por la Dirección General de Capacitación, dicho requerimiento se realizó con fundamento en los artículos 37, 38 y 39 del Reglam ...

División de Desarrollo Institucional Centro de Relaciones para el fortalecimiento del control y la fiscalizacion superiores PAGE División de Desarrollo Institucional Centro de Relaciones para el fortalecimiento del control y la fiscalizacion superiores Lic. Carlos Cabezas Alvarado 6 22 de junio, 2004 Al contestar refiérase al oficio Nº 06808 22 de junio, 2004 DI-CR-288 Licenciado Carlos Cabezas Alvarado Auditor Interno INS BANCRÉDITO VALORES PUESTO DE BOLSA S.A. Estimado señor: Asunto: Criterio respecto de la obligación del Auditor Interno de firmar y emitir opinión sobre los estados financieros de INS BANCRÉDITO VALORES PUESTO DE BOLSA S.A. y la posibilidad de adjuntar notas a tales estados, así como sobre la aprobación de planes de trabajo de la Auditoría Interna por parte de la Junta Directiva de ese Puesto de Bolsa. Se da respuesta a su solicitud de criterio planteada en nota Nº AI-10-04 de 19 de marzo, complementada con la Nº AI-17-04 de 14 de mayo, referente a si en su condición de Auditor Interno está obligado a firmar y emitir opinión sobre los estados financieros de INS BANCRÉDITO VALORES PUESTO DE BOLSA S.A. y la posibilidad de adjuntar notas relacionadas con éstos, así como sobre la aprobación de planes de trabajo de esa Auditoría por parte de la Junta Directiva de ese Puesto de Bolsa. Al respecto, para efectos de atender su solicitud, en virtud de la relación que se presenta entre los tres primeros puntos de su consulta, éstos se abordan en forma conjunta en el punto 1. inmediato siguiente, en tanto que el asunto restante se trata en forma separada en el punto 2. de este documento. 1. En relación con los tres primeros puntos consultados, en los que usted plantea si en su condición de Auditor de INS BANCRÉDITO VALORES PUESTO DE BOLSA S.A., se encuentra obligado a firmar los estados financieros de ese Puesto, a emitir una opinión cada mes sobre las cifras que se incorporan en tales estados, y si además puede adjuntar a éstos una nota ...

División de Desarrollo Institucional Centro de Relaciones para el fortalecimiento del control y la fiscalizacion superiores PAGE División de Desarrollo Institucional Centro de Relaciones para el fortalecimiento del control y la fiscalizacion superiores Sra. Leticia Alfaro Alfaro 2 14 de junio, 2004 Al contestar refiérase al oficio Nº 06454 14 de junio, 2004 DI-CR-274 Señora Leticia Alfaro Alfaro Secretaria Municipal MUNICIPALIDAD DE GRECIA Estimada señora: Asunto: Competencia del Concejo Municipal para solicitar modificaciones al plan de trabajo de la Auditoría Interna de la Municipalidad de Grecia. Con el propósito de que lo haga del conocimiento de los miembros de ese Concejo Municipal, me refiero al oficio SEC-151-2004 del 24 de febrero del 2004, de esa Secretaría Municipal, en el cual transcribe el artículo vi, inciso 20, acta nro. 11 el cual contiene el siguiente acuerdo: “Dirigirse atentamente a la Licda. Mercedes Campos, Contraloría General de la República, para que nos aclare si el Concejo Municipal puede recomendar a la Auditoría la realización de un estudio como el planteado, implicando esto la posposición de acciones que, de conformidad con lo manifestado por la señora Auditora, constituya acciones que deben hacerse por disposición legal. ¿La disposición de este Concejo a la realización de un estudio como el de patentes y prescripción de cobro, que se considera necesario para el buen funcionamiento cantonal, nos puede incurrir en responsabilidad por la posposición de las otras acciones?” Según se desprende de la lectura del oficio, existe una disposición del Concejo en el sentido que la Auditoría Interna incluya en su plan de trabajo un estudio referente al “pendiente de cobro prescrito en esa Municipalidad”, pero la preocupación de esa Administración es si con ello se podría incurrir en alguna responsabilidad, al posponer estudios previamente consignados en el plan de trabajo de la Auditoría Interna y que a su vez con ...

División de Desarrollo Institucional Centro de Relaciones para el fortalecimiento del control y la fiscalizacion superiores PAGE División de Desarrollo Institucional Centro de Relaciones para el fortalecimiento del control y la fiscalizacion superiores Licda. Lucía López Regidor 5 22 de junio, 2004 Al contestar refiérase al oficio Nº 06823 22 de junio, 2004 DI-CR-291 Licenciada Lucía López Regidor Secretaria de la Junta Directiva INSTITUTO COSTARRICENSE DE TURISMO Estimada señora: Asunto: Atención de solicitud de ampliación de criterio con respecto a lo señalado por esta unidad en el oficio 02381 (DI-CR-134) de 8 de marzo del 2004, relativo a si es correcto lo afirmado por la Auditoría Interna en cuanto a que esta tiene “la potestad de emitir recomendaciones, como consecuencia directa de la atención de una denuncia.” Con la solicitud de que lo haga del conocimiento de la Junta Directiva, se da respuesta a la solicitud de ampliación del criterio emitido por esta dependencia, mediante el oficio Nº. 02381 (DI-CR-134 de 8 de marzo pasado). Lo anterior, en atención al oficio G-551-2004 de 01 de abril, suscrito por el Ing. Guillermo Alvarado Herrera, Gerente General de ese Instituto, de conformidad con el acuerdo SJD-275-2004 (Sesión 5296, artículo 5, inciso XI, del 23 de marzo). Dicha solicitud se plantea con base en lo siguiente: “a. En el memorando AG-741-2003 del 11 de diciembre del 2003, la Auditora General menciona: ‘visto y analizado el acuerdo de Junta Directiva (SJD-1122-03 del 10-12-03) mediante el cual se rechazan las recomendaciones del informe del asunto, esta Auditoría General informa lo siguiente: 1) Esta Auditoría General tiene la potestad de emitir recomendaciones, como consecuencia directa de la atención de una denuncia, tal y como sucedió en el presente caso’. b. En el comunicado de acuerdo SJD-1122-2003, en el aparte a), la Junta Directiva acuerda: ‘a) Rechazar las recomendaciones del informe AG-27-2003, denominado ‘Estudi ...

División de Desarrollo Institucional Centro de Relaciones para el fortalecimiento del control y la fiscalizacion superiores PAGE División de Desarrollo Institucional Centro de Relaciones para el fortalecimiento del control y la fiscalizacion superiores Sra. Flor Venegas Chinchilla 5 7 de junio, 2004 Al contestar refiérase al oficio Nº 06215 7 de junio, 2004 DI-CR-269 Señora Flor Venegas Chinchilla Auditora Interna Municipalidad de Orotina Estimada señora: Asunto: Consulta sobre la procedencia de realizar una auditoría en la Asociación Orotinense del Campo Ferial, específicamente sobre la Feria Nacional de las Frutas 2003 Se da respuesta a su oficio UAI-31-04 del 27 de abril del presente año, mediante el cual solicita a este Despacho se le indique si procede realizar una auditoría en la Asociación Orotinense del Campo Ferial, específicamente sobre la Feria Nacional de las Frutas 2003. Sobre el particular, se procede a indicar lo siguiente: La Ley General de Control Interno, No. 8292 establece en su artículo 8, el concepto de control interno como aquellas acciones tendientes, entre otras cosas, a proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal. Concretamente dispone dicho artículo: “Artículo 8.- Concepto de sistema de control interno Para efectos de esta ley, se entenderá por sistema de control interno la serie de acciones ejecutadas por la administración activa, diseñadas para proporcionar seguridad en la consecución de los siguientes objetivos: a) proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal. b) Exigir confiabilidad y oportunidad de la información. c) Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones. d) Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico.” A su vez, el artículo 9 indica que la Administración activa y la auditoría interna de los entes y órganos son los componentes orgá ...

División de Desarrollo Institucional Centro de Relaciones para el fortalecimiento del control y la fiscalizacion superiores División de Desarrollo Institucional Centro de Relaciones para el fortalecimiento del control y la fiscalizacion superiores Sra. Lilliana Beer de Vargas MSc. Percy Rodríguez Argüello 8 1° de junio, 2004 Al contestar refiérase al No. 05860 1° de junio, 2004 DI-CR-258 Señora Lilliana Beer de Vargas Presidenta del Concejo Municipal Máster Percy Rodríguez Argüello Alcalde Municipal MUNICIPALIDAD DE TIBÁS Estimados señores: Asunto: Criterio sobre el recibo y entrega de correspondencia de los señores regidores de la Municipalidad de Tibás por parte de la Auditoría Interna, y respecto de si puede el Alcalde intervenir y girar instrucciones en relación con asuntos propios de esa Auditoría. Con el propósito de que se haga de conocimiento del Concejo Municipal de Tibás, se procede a dar respuesta a los oficios sin número de 10 de mayo y N° DA-E-0619-2004 de 20 de abril, suscritos por la señora Presidenta del Concejo Municipal de Tibás y el señor Alcalde de esa Municipalidad, en ese orden. En tales documentos se plantean, específicamente, consultas relacionadas con el ejercicio de la labor de recibo y entrega de correspondencia de los señores regidores de dicha Municipalidad por parte de la Auditoría Interna; adicionalmente, en la referida misiva N° DA-E-0619-2004 se consulta también sobre si esa Alcaldía puede intervenir y girar instrucciones en relación con asuntos administrativos propios de la Auditoría de cita. Al respecto, en ambas comunicaciones se citan algunos elementos en torno a las condiciones que imperan en la Secretaría Municipal, los cuales, por sí solos, no permiten conocer el panorama completo de la situación existente. En ese sentido, la respuesta que se suministra se plantea en términos generales, sin entrar a valorar en detalle el caso concreto. 1. Sobre la labor de recibo y entrega de correspo ...

División de Desarrollo Institucional Centro de Relaciones para el fortalecimiento del control y la fiscalizacion superiores División de Desarrollo Institucional Centro de Relaciones para el fortalecimiento del control y la fiscalizacion superiores Sra. Xinia Espinoza Morales 2 31 de mayo, 2004 Al contestar refiérase al No. 05704 31 de mayo, 2004 DI-CR-256 Señora Xinia Espinoza Morales Secretaria MUNICIPALIDAD DE GARABITO Estimada señora: Asunto: Devolución de los documentos sobre la apelación interpuesta por un participante contra el acuerdo de la Municipalidad de Garabito, donde se aprobó la nómina de elegibles para el puesto de Auditor Interno. Con la solicitud de que lo haga del conocimiento de los miembros del Concejo Municipal de Garabito, se da respuesta a su oficio número S.G. 203- 2004 del 6 de mayo del presente año. En dicho oficio, se transcribe el acuerdo de la sesión ordinaria No. 105, artículo III, inciso D, celebrada el 5 de mayo de 2004, en donde primero consta la decisión de rechazar el recurso de revocatoria con apelación en subsidio interpuesto por un participante contra el acuerdo de la Sesión Ordinaria No. 98, artículo III, inciso J, celebrada el 17 de marzo de 2004, en el cual se aprobó la nómina de elegibles para el puesto de Auditor Interno; y segundo, en donde se decidió elevar la apelación ante la Contraloría General de la República. Es menester aclarar, que el artículo 156 del Código Municipal, en lo conducente, señala: “El Concejo deberá conocer la revocatoria en la sesión ordinaria siguiente a la presentación. La apelación será conocida por el Tribunal Superior –Contencioso Administrativo...”. En virtud de ello, conforme a los principios de legalidad y competencia corresponde a ese Órgano Superior Jerárquico Impropio y no a esta Contraloría General conocer y resolver el recurso interpuesto por el apelante. Por lo tanto, se procede a devolver los documentos remitidos a este Órgano Contralor, en rela ...